Det vi gør, skal virke!

Af projektleder Kristine Antonsen, Haderslev kommune og Thomas Karlsson, selvstændig konsulent

Det vi gør, skal virke

Det medførte at Haderslev Kommune igangsatte et innovationsprojekt med små, faste, tværfaglige og selvstyrende teams, stærkt inspireret af en Hollandsk Buurtzorg model.

Resultatet er, at Haderslev i dag, godt halvandet år efter, tester en prototype i Vojens i Haderslev Kommune. Her er der etableret to små faste, tværfaglige og selvstyrende teams. I efteråret 2022 suppleres de to teams yderligere med fire teams.

En vigtig forudsætning for selvstyrende teams er en tydelig styringsramme, som hjælper både teams og ledelse med at styre kvalitet, aktiviteter og økonomi. Det kræver både gode data og faste processer at skabe forudsigelighed og gennemsigtighed, så teams og Back Office får rimelige betingelser for at beslutte og korrigere, når der; planlægges ruter og vagter, fordeles borgere, anvendes vikarer, rekrutteres mv.

Styring og brug af data

Med udgangspunkt i det dashboard, der benyttes af Buurtzorg kombineret med et lokalt behov for data, er der udarbejdet et dashboard til hvert team med forskellige nøgledata.
Dashboardet er fortsat under udvikling og afprøvning med hjælp fra Økonomiafdelingen. For at sikre, at dashboardet er brugervenligt og meningsfuldt at arbejde med i praksis, afprøves det nuværende dashboard i de to teams med efterfølgende evaluering og tilpasning.
I dashboardet er der indarbejdet benchmarks, som gør det muligt at sammenligne nøgledata imellem teams. Muligheden for sammenligning understøtter de enkelte teams motivation for performance.

En ansvarlig rolle

I det enkelte team har en medarbejder Buurtzorg-rollen som ”rapporter”. Det er rapporterens ansvar at bruge dashboardet aktivt i forhold til at følge teamets performance baseret på dashboardets nøgledata. Derudover har teamets coach også et ansvar for at følge dashboardet og reagere med nysgerrighed, hvis der forekommer ændringer, som afviger i forhold til det forventede. Det gælder for eksempel hvis teamets sygefravær pludseligt stiger markant.

I de enkelte teams skal der aftales en arbejdsgang, som sikrer, at informationerne fra dashboardet systematisk bringes i spil. Erfaringen er, at der er en stor risiko for, at data ikke anvendes og at styringen med teamene dermed svækkes. Back Office har derfor et stort ansvar i at understøtte, at data anvendes i teamene.

Kapacitetstyring

Med en ny fordeling af ledelsesansvaret, nye teamstrukturer mv. bliver det ekstra vigtigt at have fokus på kapacitetsstyring. Det vil sige styring af:

• hvor mange medarbejdertimer inden for forskellige faggrupper, der løbende er brug for i det enkelte team
• hvorvidt og hvordan medarbejdertimer kan anvendes fleksibelt på tværs af team-grænser

Derfor vil Back Office:

• understøtte teamene med gode data og prognoser på normeringen for det enkelte team opdelt på faggrupper
• understøtte teamene med at være på forkant med at rekruttere
• konstant holde et samlet overblik over ressourcesituation på tværs af teams
• sikre tydelige rammer for, hvordan og hvornår ressourcer kan deles på tværs af teams
• sikre klare retningslinjer for brug af eksterne vikarer

Det har været en omfattende opgave at udvikle dashboardet og opgaven er stadig ny for medarbejderne, den er svær og derfor er der lang vej endnu.

Med forandringen fra at have en ledelse tæt på til at være et selvstyrende team med understøttelse fra bl.a. dashboard, coaches og et Backoffice, sker en markant ændring i måden, hvorpå ældreplejen organiseres. Udviklingen vil Haderslev kommune fortsætte i tæt samarbejde med de samarbejdspartnere, der også bidrager til innovationsprojektet, således vi sammen skaber en værdifuld ældrepleje med nærvær og omsorg, for de borgere, der har brug for det.