Erfaringer om udvikling af en digital platform til ældre i Greve Kommune

Hvilke erfaringer har vi gjort i anskaffelsen og udvikling af ”Mit liv – Mit valg”?

1. Afprøv tilgang uden strøm: Implementering af en digital løsning kræver ofte implementering af nye arbejdsgange mv., som med fordel kan undersøges forud for implementering af den digitale løsning. Hvis muligt bør man derfor afprøve delelementer såsom arbejdsgange, informationsmateriale mv. forud for udvikling af den digitale løsning og udrulning. På den måde får man en lang række erfaringer, som sikrer, at nogle børnesygdomme kan undersøges uden, det bliver fordyrende.
   
   
2. Vær skarp på behov og ønsker til funktionaliteter mv.: Det er vigtigt at afklare, hvilke problemstillinger eller løsninger som den digitale platform skal bidrage til for på den måde at kunne beskrive, hvilke funktioner og egenskaber den digitale platform skal indebære. I Greve Kommune havde vi dialoger om dette med medarbejdere fra administrationen, hjemmeplejen, kultur og fritid og repræsentanter fra foreningslivet. På baggrund af disse dialoger udviklede vi User stories, som beskrev de ønskede behov til platformen. Vores User stories gav et billede af, hvordan platformen ville blive anvendt af borgere, medarbejdere og foreninger, samt hvordan den teknisk skulle spille sammen med de allerede eksisterende arbejdsgange.
   
   
3. Indgå i dialog med mulige leverandører: Den klassiske udbudsproces er omstændig og giver i mindre omfang mulighed for sparring om løsningsmuligheder. Ved den første udbudsrunde var der ingen leverandører, der afgav tilbud på opgaveløsningen. Vi gik derfor i markedsdialog med udvalgte leverandører for at inddrage deres ekspertviden om mulighedsrummet både tekniske, økonomisk og ift. tidsplanen og justerede herefter udbudsmaterialet. Derefter indkaldte vi fire udvalgte leverandører til at præsentere løsningsforslag, som de enten allerede havde tilgængelige eller kunne udvikle inden for den økonomiske og tidsmæssige ramme af projektet.
   
   
4. Fast prisaftale: For sikre den økonomiske ramme for projektet blev overholdt valgte vi at indgå en aftale med en fast pris. Leverandøren gav således afklaring på, hvilke funktioner der kan håndteres inden for den fastsatte ramme – det gav os en ro for, at vi ikke fik en stor ekstraregning. Samtidig betød det også, at vi løbende skulle være skarpe på og prioritere, hvilke funktioner vi ønskede med i løsningen, da alt ikke kunne lade sig gøre indenfor rammen.
   
   
5. Tæt dialog og sparring med leverandør – hold dem tæt på: For at sikre produktet bliver som forventet, er det vigtigt at afholde løbende og hyppige møder med leverandøren af den digitale løsning. I Greve Kommune oprettede vi en projektgruppe, der holdt fastlagte check-ins med leverandøren på ugentligt eller halvmånedligt basis under udviklingsfasen. Vi fik indblik i løsningsbeskrivelser, designforslag mm., som vi kunne give feedback på og derved hjælpe leverandøren med at skabe det bedst mulige produkt. Dette erfarede vi er en væsentlig med tidskrævende proces.
   
   
6. Afhold brugertest med målgruppen: For at sikre, at produktet er anvendeligt for den påtænkte målgruppe, afholdt vi brugertest under udviklingsfasen. Vi inviterede både planlæggere fra hjemmeplejen og borgere i målgruppen til at afprøve en demo-version af produktet. Dette gav os indsigt i ting, som vi ikke havde medtænkt fra starten, fx betydning af størrelsen på skriften. Det medvirkede til, at vi kunne meddele leverandøren, hvilke funktioner der ikke var intuitive for brugerne og på den måde tilgodese målgruppens behov.
   
   
7. Indtænk risiko for uforudsete udfordringer: Der er risiko for ubekendte risici, når der udvikles en ny type produkt. Da produktet skulle udvikles fra bunden, var der nogle uforudsete udfordringer, som der ikke var taget højde for fra starten. Derfor blev udviklingsfasen forsinket. Da produktet skal indeholde personfølsomt data, skulle Greve Kommune sikre, at platformen sikkerhedsmæssigt kunne efterleve dette. Denne godkendelsesproces tog længere tid end forventet og krævede involvering af flere partnere. Vores leverandør oplevede tekniske udfordringer ved opsætning af den nye version af Nemlogin (MitID), hvilket også forsinkede udviklingen.