Rejseafregning for juniorinspektorer og inspektorer
Du skal udfylde en rejse- og udlægsafregning, skal have refunderet rejseudgifter eller udlæg i forbindelse med inspektorarbejdet for Sundhedsstyrelsen. Du skal på forhånd have en aftale om, at du skal have refunderet dine udgifter.
Vi refunderer i nærmere defineret omfang rejseudgifter og udlæg for Inspektorer og juniorinspektorer (i det følgende benævnt inspektorer) i forbindelse med inspektorarbejdet.
Rejseafregningen samt bilag til refusion sendes hurtigst muligt og senest 14 dage efter rejsens afslutning.
Sådan gør du
Rejseafregningen sker ved, at du udfylder ét af de to excelfiler herunder og vedhæfter dem selve afregnings formularen. Læs også vejledningen grundigt inden du går i gang.
Rejse- og udlægsafregning over 24 timer - excel (opdateret 23. januar 2023)
Rejse- og udlægsafregning under 24 timer - excel (opdateret 23. januar 2023)
Vejledning
Hvem kan modtage time-/dagpenge og refusion af rejseudgifter og udlæg?
Inspektorer er underlagt lokalaftalen om benyttelsen af time/dagpenge i forbindelse med tjenesterejser, og kan derfor få udbetalt time/dagpenge til ureducerede satser.
Sundhedsstyrelsen refunderer rejseudgifter og udlæg til inspektorer, der rejser for Sundhedsstyrelsen, og som er omfattet af aftalen om tjenesterejser af 30. juni 2000 indgået mellem Finansministeriet og centralorganisation/organisation.
Regler for anvendelsen af forskellige transportmidler, rejseklasser og forplejning
Set ud fra en økonomisk betragtning skal transporten til og fra aktiviteter fortrinsvis foregå med offentlig transport. Sundhedsstyrelsen dækker som udgangspunkt ikke rejser på businessclass (f.eks. DSB 1´). Hvis inspektoren vælger businessclass, så refunderer Sundhedsstyrelsen maksimalt et beløb svarende til standard-/økonomibillet.
Bestilling af transport skal som udgangspunkt altid være billigst muligt, med mindre der er truffet aftale om andet.
Sundhedsstyrelsen kan refundere rejser med fly til og fra destinationer i Danmark, hvis det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske.
Dette sker efter forudgående aftale med Inspektorsekretariatet i Sundhedsstyrelsen.
Alle indgåede aftaler skal vedlægges som dokumentation i form af mail med godkendelsen.
Sundhedsstyrelsen kan dække merudgifter til kørsel i egen bil i forhold til dine normale transportudgifter. Satsen for kilometergodtgørelse er, jf. statens tjeneste-rejseaftale, den normale kilometersats (2,19 kr./km for 2023). Udgiften dækkes såfremt det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige og økonomiske. Dokumentation i form af udskrift fra www.krak.dk skal vedlægges rejseafregningen.
Bemærk at refusion af udgifter til kørsel i egen bil er oplysningspligtig og bliver indberettet til SKAT i felt 38 i eIndkomst.
Inspektorer der rejser under 24 timer kan få refunderet rimelige udgifter til forplejning svarende til time- og dagpengesatsen (sats for 2023) på 555 kr. for i alt 3 hovedmåltider.
Dette kan pr. måltid fordeles således:
- Morgenmåltid svarende til maksimalsats på 80,00 kr.
- Frokostmåltid svarende til maksimalsats på 160,00 kr.
- Aftensmåltid svarende til maksimalsats på 315,00 kr.
Dokumentation for afholdte udgifter skal vedlægges afregningen.
Hvis der afholdes et planlægningsmøde forud for inspektionen med forplejning kan der serveres et glas vin eller en øl til maden.
Udgifter til alkoholiske drikke ud over dette, vil ikke blive refunderet af Sundhedsstyrelsen.
Sundhedsstyrelsen har desværre været nødt til at reducere refusionen af nogle enkelte regninger, hvorfor vi på denne baggrund gør opmærksom på, at vi kun kan refundere udgifter svarende til det beskrevne niveau.
Såfremt du spiser på overnatningshotellet og restaurationsregningen fremsendes til Sundhedsstyrelsen via EAN-nummer, så skal hotellet sende en udspecificeret regning på forplejning.
Inspektorer der rejser over 24 timer kan få udbetalt time-/dagpenge med reduktion ved gratis måltider, fx morgenmad på hotellet eller frokost på inspektionsstedet.
I ganske særlige tilfælde, kan der efter aftale med Inspektorsekretariatet refunderes rimelige udgifter til forplejning
Udfyldelse af rejse- og udlægsafregning
Som Inspektor skal du udfylde en rejse- og udlægsafregning på Sundhedsstyrelsens hjemmeside for at kunne få time-/dagpenge eller i særlige tilfælde få refunderet udgifter til forplejning.
Indsendelse af rejseafregning skal ske senest 14 dage efter rejsens afslutning.
Vi anbefaler, at afregningsblanketten udfyldes i Excel frem for i hånden. På den måde sikrer vi den korrekte beregning af refusionsbeløbet.
I Excel-arket (Rejse- og udlægsafregning hhv. under/over 24 timer – Excel) skal du huske altid at:
- Påføre CPR-nummer (da betalingen sker til din NemKonto)
- Udfyld skemaet (Husk som minimum at tilføje dato og formål med rejsen fx Inspektorbesøg på (afdeling) og (hospitalsnavn) den (dato).)
Gem dine originalbilag til du har modtaget pengene på din NemKonto.
Dokumenter
Enten ”Rejse- og udlægsafregning under 24 timer – Excel” eller ”Rejse- og ud-lægsafregning over 24 timer – Excel”.
Skema
Emne: her bedes du skrive 'Rejseafregning inspektorordningen'
Evt. virksomhed/institution mv.: dette felt skal du blot springe over
Kontaktperson i Sundhedsstyrelsen: i feltet Navn bedes du skrive 'Inspektorsekretariatet', og i feltet E-mail bedes du skrive 'uddannelse@sst.dk'
Om skemaet
- Udfyld skemaet.
- Excel-ark og bilag til refusion skal vedhæftes skemaet.
- Læg venligst mærke til at linket afslutningsvis kræver NemID. Det er muligt både at brug almindelig NemID og NemID medarbejdersignatur.
Praktisk info og takster
Transport og overnatning
Bestilling af transport og overnatning skal ske gennem Carlson Wagonlit Travel på tlf. 3363 7777 – husk altid at oplyse kundenummer 59210. Ved henvendelse skal der gøres opmærksom på, at det vedrører Inspektorordningen. For at DSB kan udstede elektroniske billetter, bedes I oplyse hvilket af følgende ID der medbringes: pas, kørekort eller personligt kreditkort (type samt de sidste 4 cifre i kortnummeret).
Carlson Wagonlit Travel sender billet/rejseplan til inspektoren, og regningen direkte til Sundhedsstyrelsen.
Egen bestilling af overnatning
Der skal som udgangspunkt benyttes hoteller med statsaftale, såfremt dette findes i en rimelig afstand af inspektorbesøgsadressen. Husk altid at oplyse hotellet om, at der er tale om en booking til statsaftalepris. Regningen skal være stilet til Sundhedsstyrelsen og skal sendes til EAN-nummer 5798 000 363 007. Regningen kan kun betales såfremt den er stilet til Sundhedsstyrelsen. Såfremt der er morgenmad eller måltider på hotellet, så skal værdien være udspecificeret (pr. måltid) på regningen.
Bookingbekræftelsen skal sendes til Inspektoren.
Dispositionsbeløbet til booking af hotel (uden morgenmad inkluderet), er jf. gældende sats 1.448 kr. pr. overnatning (år 2023), og gælder i hele Danmark.
Bookes der et hotel, hvor morgenmaden er inkluderet i prisen, må prisen forhøjes tilsvarende.
Udokumenteret nattillæg ved privat overnatning (rejser over 24 timer) er jf. gældende sats 238 kr. pr. overnatning (år 2023).
Oversigten over hoteller der er omfattet af Statsaftalen findes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside (Forside > Uddannelse > Inspektorordningen) - klik på ”Hotel-oversigt: Hotelophold i Danmark”.
Se oversigten over hoteller, der er omfattet af Statsaftalen: Hotelophold i Danmark (SKI)