Rejseafregning for juniorinspektorer og inspektorer
Du skal udfylde et rejse- og udlægsafregningsskema når du skal have time-dagpenge eller refunderet rejseudgifter.
Sundhedsstyrelsen udbetaler time-dagpenge og i nærmere defineret omfang rejseudgifter og udlæg for Inspektorer og juniorinspektorer (i det følgende benævnt inspektorer) i forbindelse med inspektorarbejdet.
Rejseafregningen samt bilag til refusion indsendes hurtigst muligt og senest 14 dage efter rejsens afslutning.
Sådan gør du
Rejseafregningen sker ved, at du udfylder ét af de to excelfiler herunder og vedhæfter dem selve afregnings formularen. Læs også vejledningen grundigt inden du går i gang.
Rejsevejledning for juniorinspektorer og inspektorer - 2023
Udbetaling af time-dagpenge: Rejse- og udlægsafregning over 24 timer - excel (opdateret 23. januar 2023)
Refusion af rejseudgifter: Rejse- og udlægsafregning under 24 timer - excel (opdateret 23. januar 2023)
Vejledning
Hvem kan modtage time-dagpenge og refusion af rejseudgifter og udlæg?
Inspektorer er underlagt lokalaftalen om benyttelsen af time-dagpenge i forbindelse med tjenesterejser, og kan derfor få udbetalt time-dagpenge til ureducerede satser.
Sundhedsstyrelsen udbetaler time-dagpenge og refunderer rejseudgifter og udlæg til inspektorer, der rejser for Sundhedsstyrelsen, og som er omfattet af aftalen om tjenesterejser af 30. juni 2000 indgået mellem Finansministeriet og centralorganisation/organisation.
Regler for anvendelsen af forskellige transportmidler, rejseklasser og forplejning
Hvis du i forbindelse med inspektorarbejdet for Sundhedsstyrelsen skal have kørselsgodtgørelse, time-dagpenge eller have refunderet rejseudgifter eller udlæg, skal du snarest efter inspektorarbejdet udfylde en rejse- og udlægsafregning.
Regler for anvendelsen af forskellige transportmidler og rejseklasser
Set ud fra en økonomisk betragtning skal transporten til og fra aktiviteter fortrinsvis foregå med offentlig transport. Sundhedsstyrelsen dækker som udgangspunkt ikke rejser på businessclass (f.eks. DSB 1´).
Bestilling af transport skal altid være billigst muligt, med mindre der er truffet aftale med Inspektorsekretariatet om andet. Sundhedsstyrelsen kan refundere rejser med fly til og fra destinationer i Danmark, hvis det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige.
Sundhedsstyrelsen kan dække merudgifter til kørsel i egen bil i forhold til dine normale transportudgifter, såfremt det i den konkrete situation er det mest hensigtsmæssige. Satsen for kilometergodtgørelse er, jf. statens tjenesterejseaftale, den normale kilometersats (2,19 kr./km for 2023).
Felterne med ”fra-adresse” og ”til-adresse”, samt oplysning om køretøjets registreringsnummer skal udfyldes. Vi beregner og udbetaler antal kørte kilometer ved hjælp af Google-Maps.
Bemærk, at refusion af udgifter til kørsel i egen bil er oplysningspligtig og bliver indberettet til SKAT i felt 38 i e-Indkomst.
Regler for forplejning og tjenesterejser under og over 24 timer
Sundhedsstyrelsen anbefaler, at inspektorer benytter sig af at få udbetalt time-dagpenge.
Time-dagpenge skal dække alle udgifter i forbindelse med opholdet, udover transport og overnatning.
Forplejning
Sundhedsstyrelsen dækker rimelige merudgifter til forplejning, hvis der ikke udbetales time-dagpenge. Der dækkes udgifter svarende til time- og dagpengesatsen (sats for 2023) på 555 kr. for i alt 3 hovedmåltider (morgenmåltid 84,00 kr., frokostmåltid 167,00 kr., aftensmåltid 304,00 kr.).
Der kan således kun dækkes udgifter for forplejning op til 555 kr. pr. person pr. døgn.
Hvis inspektoren i forbindelse med inspektorbesøget afholder et forberedelsesmøde inkl. middag på overnatningshotellet, skal hotellet sende en udspecificeret regning på mad- og drikkevarer. Hotellet skal fremsende en samlet regning til Sundhedsstyrelsen, Islands Brygge 67, 2300 København S, CVR 12070918 via EAN-nummer 5798 000 363 007.
Vær venligst opmærksom på Sundhedsstyrelsens alkoholpolitik, om at indtagelse af alkohol og andre rusmidler ikke er forenelig med udførelse af arbejdet.
Sundhedsstyrelsen kan undtagelsesvis dække udgiften svarende til et glas vin eller en øl i forbindelse med arbejdsmiddagen. Udgifter til alkoholiske drikke ud over dette, vil ikke blive refunderet af Sundhedsstyrelsen.
Vi fraråder, at én inspektor har et samlet udlæg for forplejning. I stedet anbefales det, at inspektorerne afregner selvstændigt med restauranten.
Rejser under 24 timer
Inspektorer, der rejser under 24 timer kan få refunderet rimelige merudgifter til forplejning svarende til time- og dagpengesatsen (sats for 2023) på 555 kr. for i alt 3 hovedmåltider (morgenmåltid 84,00 kr., frokostmåltid 167,00 kr., aftensmåltid 304,00 kr.).
Der kan således kun dækkes udgifter for forplejning op til 555 kr. pr. person pr. døgn.
Dokumentation i form af originalkvitteringer for afholdte måltidsudgifter skal vedlægges afregningen.
Rejser over 24 timer
Sundhedsstyrelsen anbefaler, at inspektorer benytter sig af at få udbetalt time-dagpenge.
Time-dagpenge skal dække alle udgifter i forbindelse med opholdet, udover transport og overnatning. Time-dagpengesatsen (sats for 2023) er 555,00 kr. for et døgn, og 23,13 kr.pr. for efterfølgende timer.
Gratis måltider, eks. morgenmad på hotellet eller frokost i forbindelse med inspektorbesøget, skal altid afkrydses på afregningsblanketten.
Udfyldelse af rejse- og udlægsafregning
Arbejdsgang for refusion af udlæg og udbetaling af time-dagpenge
Afregningsblanketterne findes ovenfor denne rubrik.
Blanketten hedder enten ”Rejse- og udlægsafregning under 24 timer – Excel” eller ”Rejse- og udlægsafregning over 24 timer – Excel”
På blanketten skal du huske altid at påføre:
- CPR-nummer, da betalingen sker til din NemKonto.
- Dato og formål med rejsen.
Gem dine originalkvitteringer til du har modtaget pengene på din NemKonto.
Indsendelse af afregningsblanketten via Sundhedsstyrelsens hjemmeside
Benyt linket til afregningsformularen ovenfor denne rubrik.
Emne: Her bedes du skrive 'Inspektorordning'
I afsnittet med dine personlige oplysninger, skal feltet Virksomhed/institution mv. være blankt.
Kontaktperson i Sundhedsstyrelsen: Inspektorsekretariatet, og E-mail 'uddannelse@sst.dk'.
Vedhæft udfyldt afregningsblanket og bilag - helst i pdf. format.
Bemærk venligst, at linket afslutningsvis kræver NemID. Det er muligt både at bruge almindeligt NemID og NemID medarbejdersignatur.
Praktisk info og takster
Bestilling af transport og overnatning via Sundhedsstyrelsens rejseagent
Bestilling af transport og overnatning skal ske gennem Carlson Wagonlit Travel på tlf. 3363 7777 – husk altid at oplyse kundenummer 59210. Ved henvendelse skal der gøres opmærksom på, at det vedrører Inspektorordningen.
For at DSB kan udstede elektroniske billetter, bedes I oplyse hvilket af følgende ID der medbringes: pas, kørekort eller personligt kreditkort (type samt de sidste 4 cifre i kortnummeret).
Carlson Wagonlit Travel sender billet/rejseplan til inspektoren, og regningen direkte til Sundhedsstyrelsen.
Egen bestilling af overnatning
Der skal som udgangspunkt benyttes hoteller med statsaftale, såfremt dette findes i en rimelig afstand af inspektorbesøgsadressen. Husk altid at oplyse hotellet om, at der er tale om en booking til statsaftalepris.
Regningen kan sendes direkte fra hotellet til Sundhedsstyrelsen, Islands Brygge 67, 2300 København S, CVR 12070918 via EAN-nummer 5798 000 363 007.
Udlæg for hotelophold kan refunderes ved efterfølgende at udfylde Sundhedsstyrelsens afregningsblanket og indsende den, inklusiv dokumentation i form af originalkvittering for afholdte udgifter.
NB: Al forplejning (mad og drikke, samt beløb) skal være udspecificeret på regningen fra hotellet.
Dispositionsbeløbet til booking af hotel (uden morgenmad inkluderet), er jf. gældende sats 1.448 kr. pr. overnatning (år 2023), og gælder i hele Danmark.
Bookes der et hotel, hvor morgenmaden er inkluderet i prisen, må prisen forhøjes tilsvarende.
Oversigten over hoteller der er omfattet af Statsaftalen findes på Sundhedsstyrelsens hjemmeside (Forside > Uddannelse > Inspektorordningen) - klik på ”Hotel- oversigt: Hotelophold i Danmark”.
Se oversigten over hoteller, der er omfattet af Statsaftalen: Hotelophold i Danmark (SKI)
Udokumenteret nattillæg ved privat overnatning (rejser over 24 timer) er jf. gældende sats 238 kr. pr. overnatning (år 2023).