Organisering af implementeringsarbejdet med NKR
Den øverste ledelse har det endelige ansvar for at implementere NKR. Deres engagement er afgørende for succes. Ledelsen delegerer oftest de praktiske opgaver til en projektleder og/eller en projektgruppe. Gruppen kan være tværfaglig, tværinstitutionel eller tværsektoriel.
Ledelsernes hovedopgaver er at:
- Sikre fastlæggelse af mål og realistiske delmål for implementeringen
- Kommunikere implementeringsplanen klart
- Sikre nødvendig organisering og resurser
- Fastholde momentum i implementeringsarbejdet
Implementeringsarbejdet forudsætter fuldstændig loyalitet mellem alle ledelsesniveauer, og mellem parallelle ledelseshierarkier, hvis patientforløbet strækker sig over flere institutioner eller sektorer.
Ved implementering af Nationale kliniske retningslinjer er der tre overordnede opgaver, som skal varetages:
- Kommunikation. Ledelses- og kommunikationsindsatsen skal sikre, at der er opbakning til implementeringen hos alle interessenter, blandt andet ved at tydeliggøre mål, delmål og fremdrift i implementeringsarbejdet.
- Målinger. Det er afgørende at skaffe data – herunder til kliniske indikatorer – der angiver, hvor meget praksis afviger fra NKR-anbefalingerne – både før, under og efter, at tiltagene er sat i værk. Målinger bidrager til at motivere det sundhedsfaglige personale og giver ledelsen viden om, hvordan implementeringen skrider frem – og dermed hvor de skal sætte yderligere ind.
- Ændringer. Indførsel af implementeringstiltag bør ske efter afprøvede principper. Implementeringen skal tage afsæt i institutionens konkrete udfordringer, som de f.eks. fremstår efter analyse af barrierer. Man kan styrke effekten af implementeringstiltagene ved at arbejde efter Plan-Do-Study-Act princippet.
Skyd ikke spurve med kanoner
Er omfang og kompleksitet af implementeringsaktiviteterne beskedne, kan de planlægges uden større organisering, f.eks. af en direktionsudpeget medarbejder i samarbejde med de kliniske ledelser.
Er omfang og kompleksitet af de samlede opgaver så betydende, at det vil kræve større forandringer i organisationen, er der behov for en tværfaglig og tværinstitutionel sammensat projektgruppe med en direktionsudpeget projektleder som implementeringsansvarlig.
Det vil ofte være en ledelsesudpeget projektleder i samarbejde med en projektgruppe, som varetager det løbende arbejde med at drive en implementeringsproces.
Projektleder og gruppemedlemmer skal have afsat tid til det praktiske arbejde og skal have et arbejdsgrundlag (kommissorium) med angivelse af rammer for tids- og ressourceforbrug.
Projektgruppen skal repræsentere de fagområder, institutioner og sektorer, som er relevante for den pågældende Nationale Kliniske Retningslinje.
Hvis forskellen mellem målet og den nuværende praksis er lille, eller der findes ”en sikker og let løsning”, som sikrer brug af en Nationale kliniske retningslinjer, er der selvsagt ikke grund til at mobilisere mange mennesker. Men husk, at der ofte er behov for, at personer skal ændre faglige rutiner og adfærd, hvilket kan opleves som ’truende’. I givet fald vil en personaleinvolverende, nede-fra-op organisering af implementeringen fremme succes. Det er afgørende for succes at inddrage det involverede sundhedsfaglige personale direkte i arbejdet.
Læs mere
Ledelser fastholder energien med klare budskaber
Uanset hvordan ledelsen vælger at organisere implementeringsarbejdet, har den selv en afgørende rolle med vedvarende, gentagen og klar kommunikation til alle interessenter om målet og fremdrift (succeshistorier og statistiker). Denne kommunikation er en forudsætning for at fastholde momentum i implementeringsarbejdet.
Husk at:
Ledelsen kan også sende et tydeligt signal ved at trække på andre til at hjælpe med kommunikationsopgaven. Det kan f.eks. være faglige peers der fortæller om evidensen for NKR og/eller patienter, der fortæller om deres oplevelse og outcome til klinikerne.
Styrk sundhedsfagligt personalets interesse og engagement
Ledelsen appellerer til det sundhedsfaglige personales indre motivation: ”At gøre noget godt for andre mennesker”, med budskaber og aktiviteter som disse:
- Klart mål: Sikre at alle patienter, som opfylder de kliniske kriterier og giver informeret samtykke, får den anbefalede indsats.
- Praksis kløften: Forskellen mellem retningslinjernes anbefalinger og ydelserne i praksis synliggøres med tørre tal og lokale sygehistorier.
- Peers: Der henvises til, at kolleger, der fagligt og videnskabeligt er eksperter på området, anbefaler brugen af givne NKR i tidsskriftsartikler og/ eller ved møder.
Ledelsen kan styrke engagementet ved at:
- Iværksætte lokale faglige selvevalueringer med fagets egne metoder, f.eks. ved tavlemøder, journalaudit, rapporter fra kliniske databaser.
- Sikre at der gives personlig feedback fra nærmeste leder, personale og patienter. Patientfeedback kan udføres på flere måder. Læs mere om patientfeedback
- Muliggøre personalets deltagelse i eksterne uddannelsesaktiviteter, konferencer og videnskabelige møder.
- Understøtte arbejdet med velfungerende IT-systemer og andet relevant apparatur.
- Aflaste personalet for andre opgaver (f.eks. do-not-do anbefalinger og registreringer).
Projektgruppe: Klinisk forankret, tværfaglig og tværinstitutionel
Hvis det besluttes at organisere implementeringsarbejdet med brug af en af en projektgruppe er der nogle hensyn der skal overvejes ved dens sammensætning og arbejdsform.
Medarbejderinddragelse er nøglen til implementeringssucces
Det er en ledelsesopgave at fremme personalets engagement, viden og læring. Dette sker bl.a. gennem iværksættelse af tiltag, der fremmer aktiv deltagelse. Tiltagene skal sikre, at relevant sundhedsfagligt personale:
- Har viden og færdigheder der giver (selv)tillid til at kunne varetage de nye kliniske opgaver.
- Har indsigt i og forståelse for fordele for patienterne ved indsats i overensstemmelse med NKR-anbefalinger.
- Får en positiv holdning til og motivation for at ændre adfærd.
Det kan bl.a. ske ved at sikre at personalet:
- Deltager i interview eller workshops i forbindelse med barriereanalyse.
- Bidrager direkte eller indirekte i eventuelt etableret projektgruppes arbejde.
- Deltager interaktivt i auditmøder.
- Modtager feedback fra kolleger, ledelse og patienter.
- Får arbejdstilrettelæggelsesfordele ved revision af patientforløb.
- Får adgang til IT, der understøtter fornøden dataindsamling og løbende giver information tilbage til personalet.
Det kan være en god ide at lære af andre afdelinger og personalegrupper, f.eks. gennem besøg, drøftelser og observationer.
Patienter og pårørende medinddrages i NKR-inplementering
Patientinddragelse er et højt prioriteret indsatsområde i sundhedssektoren, hvilket blandt andet fremgår af Danske Regioners visionspapir: ”Det hele sundhedsvæsen” fra 2012. Den Danske Kvalitetsmodel stiller krav om patientinddragelse i standard 2.1.1 - Informeret samtykke og standard 2.1.2 - Patientens og pårørendes inddragelse som partnere.
For at understøtte dette kan der ved implementeringen af NKR gennemføres tiltag, som sikrer at patienters og pårørendes ressourcer bliver et aktiv for efterlevelse af NKR. Patienter og pårørende kan eksempelvis inddrages i følgende:
- Tilpasse den skriftlige patientinformation til NKR – evt. i form af en patientversion af NKR ”Quick-guide”.
- Overvåge om egen behandling og pleje mv. lever op til NKR-anbefalinger, f.eks. med brug af en struktureret patientdagbog. Læs mere i ”Brug indikatorer baseret på patientfeedback”
- Fortælle om deres oplevelser af patientforløbet som bidrag til, at ledere og klinikere får indblik i, hvor og hvordan der opstår problemer med at efterleve NKR. Læs mere i ”Patientfeedback til ledere og sundhedsfagligt personale”.
Patienternes viden om deres faktiske forløb kan afdække de sundhedsfagliges ”blinde vinkler”. Det sundhedsfaglige personale kender ikke NKR efterlevelsen i hele patientforløbet, fordi de kun interagerer med patienterne i en afgrænset del.