PDSA som arbejdsmetode til forbedring af hjemmeplejen og sygeplejen i Ikast-Brande Kommune

Af projektkonsulent Katrine Hounsgaard, Ikast-Brande Kommune.

Som gennemgående arbejdsmetode i projekt erantis er forbedringsmodellen PDSA valgt, da det er en systematisk metode der kan være med til, at omsætte ideer til konkrete handlinger. Lige præcis det at omsætte ideer til handling, er medarbejdernes opgave i projekt erantis. Medarbejderne har siden projektets start skulle undersøge og blive klogere på en idé ved at afprøve den i praksis med det formål at undersøge om der kan opnås en forbedring. For at sikre, at det er de rigtige prøvehandlinger der iværksættes og afprøves, har medarbejderne ved alle prøvehandlinger skulle gøre sig klart: Hvilken idé/ændring ønsker vi at afprøve? Hvad vil vi gerne have svar på? Ved at spørge om disse to spørgsmål hver gang, har medarbejderne fået en større bevidsthed om, at få defineret et klart mål med deres prøvehandling med fokus på hvorfor. Når deres mål er veldefineret er det i højere grad muligt at måle på, om de indførte forandringer også er en forbedring.

PDSA-cirklen er en cirkulær proces, der består af fire elementer, Plan, Do, Study, Act. Når medarbejderne starter med en ny prøvehandling, planlægges den i detaljer med hvem, hvad, hvor og hvornår. Herefter går medarbejderne ud og afprøver handlingerne i eget arbejde ’do’. Løbende overvejes og drøftes ’study’: hvordan går det? Er der noget, der skal gøres anderledes?, hvad virker?, hvad virker ikke?, skal prøvehandlingen kasseres? Derefter besluttes næste skridt ’act’: skal prøvehandlingen udvides/afprøves under andre omstændigheder? Dette leder derefter til en ny ’plan’. På månedlige møder med projektledelsen har medarbejderne i projektet, skulle arbejde med PDSA-cirklens fire trin med deres igangværende prøvehandlinger. På møderne er alle trinene gennemgået og prøvehandlingerne er enten blevet justeret og/eller skaleret eller kasseret.

Eksempel på en prøvehandling i praksis

I ”erantis” har medarbejderne indtil nu afprøvet mange idéer gennem prøvehandlinger. Et eksempel på en prøvehandling, hvor PDSA har haft en stor betydning for udviklingen af denne, er et tværfagligt møde mellem visitation og hjemmeplejen.

Medarbejderne oplevede, at der var en udfordring i kommunikationen mellem hjemmeplejen og visitation, hvor det meste kommunikation foregik skriftligt. Vejen blev derfor oplevet kringlet, hvor der gik lang tid fra kontakt til forandring hos borgeren. De ønskede derfor et tættere samarbejde, med en mere direkte kommunikationsform med det formål, at borgerens hjælp tildeles og justeres på en lettere og mere smidig måde.

Der blev derfor planlagt en prøvehandling, hvor visitator sidder én time om ugen i lokaler nær hjemmeplejen, for på denne måde at være fysisk tilgængelig for sparring. Dog viste det sig, at kun få fra hjemmeplejen mødte op og gjorde brug af denne mulighed for sparring. Der blev derfor lavet ”study” på barriere, fordele og ulemper. Med afsæt i ”study” blev der justeret (act) og planlagt på ny. Ved denne første justering blev der åbent op for direkte telefonisk kontakt mellem hjemmeplejen og visitator, hvilket ikke har været muligt tidligere. Dog viste det i ”study”, at dette heller ikke indfriede målet, hvorfor der på ny blev justeret og prøvehandlingen er nu blevet til et ugentligt fysisk møde mellem visitation og hjemmepleje, hvor der tages to udvalgte borgere op. Der bliver løbende lavet små justeringer af mødet, da de ved hjælp af ”study” evaluerer hver gang.

Ovenstående eksempel viser hvordan PDSA cirkler kan bruges som metode til forbedring i praksis, og ikke blot til en forandring. I en prøvehandling kender vi ikke svaret, så vi må prøve os frem. Vi har i projektet erfaret, at vi sommetider må gå store omveje eller gå helt forkert, men at det ofte er disse fejl og omveje vi lærer af og som hjælper os på sporet igen.

Medarbejdernes oplevelse i arbejdet med PDSA

Adspurgte medarbejdere fortæller at PDSA har hjulpet dem til, at få tydeliggjort hvad der har fungeret og ikke fungeret i den konkrete prøvehandling.

”I stedet for bare at implementere og se på hvordan det går, trækker vi os nu tilbage og laver ’study’ - vi gør det jo hele tiden men nu er vi blevet mere bevidste om det”.

”Det er legalt at fejle med PDSA, så vi kan gøre det anderledes”.

”PDSA giver plads til at lære af sine fejl fremfor at bankes oven i hovedet”.

Medarbejdere fortæller, at de med PDSA i højere grad har mod på at prøve nyt af og så justere derefter. Tidligere har de oplevet, at nye tiltag godt kunne komme til at køre uhensigtsmæssigt i længere tid pga. en travl hverdag, uden der var opmærksomhed på at få justeret løbende. Flere medarbejdere, har i arbejdet med PDSA, oplevet at de har fået en ny opmærksomhed på, at skal tænke systematisk når nye tiltag skal implementeres. Ligeledes er de blevet mere bevidste om at justere handlingen så den giver mening ift. målet.

Afprøvninger i større og større skala

Tanken med PDSA-cirklen er, at forbedringstiltag afprøves i lille skala, indtil en optimal løsning, som fungerer i praksis, er fundet. Først derefter kan tiltaget implementeres i større skala. Vi har derfor i ’erantis’ fra start været opmærksomme på ’de små skridts metode.’ Alle prøvehandlingerne er startet hos få medarbejdere og/eller få borgere, og efter et halvt år, er flere af dem nu skaleret op til, at involvere flere medarbejdere og/eller borgere. Ved at idéerne afprøves og tilpasses løbende, sikres det, at det kun er de gode ideer, der overlever og dermed øges chancerne for, at forandringerne kan resultere i forbedringer. Ved at arbejde systematisk med PDSA gennem hele projektet, håber vi, at mange af prøvehandlingerne i sidste ende kan implementeres således vi får en forbedret hjemme- og sygepleje i Ikast-Brande Kommune.

Hvis du vil læse mere om projektet, kan du gå ind på projektets hjemmeside.