Faglighed kan ikke tænkes fra et skrivebord: intentioner versus virkelighed

I et interview fortæller centerleder på et af kommunens fire plejecentre Tine Gelting om, hvilke tanker og intentioner der lå bag igangsættelsen af projektet, hvordan kommunen undervejs har arbejdet og hun deler hendes perspektiver på, hvor kommunen står i dag.

Dokumentationsudfordringer og nudging

Allerede længe inden igangsættelse af projektet, var tankerne begyndt at spire hos Tine Gelting. Hun fortæller, hvordan medarbejderne skulle navigere i ”ét stort dokumentationsspil, som for dem var fuldstændigt umuligt at navigere i” og at konsekvensen blev mangelfuld dokumentation og udfordringer med at finde de rette informationer. Dokumentationsudfordringerne blev dermed ikke alene et benspænd i medarbejdernes hverdag, men i lige så høj grad en hæmsko i forhold til at sikre den personcentrerede omsorg med afsæt i særligt borgerens livshistorien.

”Vi ønskede os et system, hvor man selv kunne udvælge og plukke hvilke informationer, der skulle fremgå. Vi ønskede os et system, hvor man kunne indrette skærmen afhængigt af, hvad der passede til medarbejdernes behov.” (Tine Gelting, centerleder på Plejecenter i Holbæk Kommune)

Intentionen var således, at det gennem nudging skulle gøres let at opstøve de rette borgerinformationer, vidensdele på tværs og dermed gøre medarbejdernes dokumentationspraksis mere optimal. Lige så vigtigt var det dog, at projektet ikke blev et politisk eller ledelsesforankret projekt men derimod medarbejdernes eget. Det handlede, med Tines ord, om ikke bare at lægge en smart idé foran medarbejderne, men rent faktisk at sikre og overbevise dem om, at de skulle være med til at forme den.

”Vi var jo godt klar over, at der skulle tages andre metoder i brug, hvis vi skulle lykkes med at implementere endnu et velfærdsteknologisk hjælpemiddel. For os var det vigtig, at det for medarbejderne fra start var lysende klart, at skærmen var til for at hjælpe dem og frigive tid til varme hænder.”

Medarbejderinvolvering og ejerskab

Med intentionerne om at sikre høj medarbejderinvolvering og ejerskab fulgte også en særlig arbejdsgang. Ifølge Tine selv har det forgangne års projektarbejde særligt fokuseret på tre afgørende elementer:

• Den ledelsesmæssige opbakning.
• Løbende tilpasning af vaner, rutiner og skærmen gennem læringsmøder kaldet designsprint.
• Ansættelse af 8 faglige fyrtårne, som under projektet har været tilknyttet de 4 plejecentre og som har haft til opgave at afdække medarbejdernes adfærd, bidrage til udvikling gennem egne refleksioner, observationer og interaktion med medarbejdere og borgere samt at påbegynde det foreliggende forankringsarbejde. De faglige fyrtårne er eksterne medarbejdere, som med afsæt i deres faglighed og engagement, er ansat til at understøtte projektet

Første skridt på vej mod medarbejderopbakning findes i ledelsesopbakningen. Derfor har der undervejs i projektet været fokus på en insisterende ledelsesopbakning herunder særlig opbakning til de medarbejdere, som var positivt indstillet over for projektet. Tine fortæller, at det har været afgørende at fokusere på de medarbejdere, der fra start gik forrest i projektet for på denne måde at sikre, at de blev ved med at gå forrest. Som tiden gik, kom flere og flere kollegaer med på vognen, og Tine fortæller følgende om den stigende medarbejdertilslutning:

”Min oplevelse er, at dem der ikke synes projektet var en god ide kom mere og mere i mindretal. De fik heller ikke rigtig credit for deres indstilling,” (Tine Gelting, centerleder på Plejecenter i Holbæk Kommune)

I tillæg til den indskærpede ledelsesopbakning har kommunen søgt at sikre medarbejderinvolvering og ejerskab gennem løbende designsprint, hvor medarbejderne i mindre grupper har mødtes og drøftet erfaringer og viden på tværs. På hvert plejecenter er undervejs afviklet tre designsprint, hvor blandt andet skærmens indretning og opsætning, formelle møder og mere uformelle arbejdsgange er blevet drøftet ift. både udfordringer og styrker. Hensigten med designsprintene - som Tine fortæller – ”netop at sikre, at idéen ikke blot blev placeret foran medarbejderne, men også blev formet af dem.” Og selvom det i sidste ende har bidraget positivt til både proces, produkt og projektets bæredygtighed, har det ikke været uden udfordringer at arbejde med så høj en grad af medarbejderinvolvering. Blandt andet fremhæver Tine den udfordring, at medarbejderne ganske enkelt ikke er vant til at have medindflydelse i så stor en grad under udviklingsprojekter, og at det derfor også var vanskeligt – særligt i starten – for flere af dem at se meningen med designsprintene. Tine fortæller dog samtidig at:

”Rigtig mange medarbejdere – også af dem som tidligere aldrig rigtig sagde noget – er jo kommet med en masse guldkorn på de her designsprints. Og de inputs var vi aldrig selv som ledelse kommet frem til, hvis vi ikke havde inviteret dem ind.”

Til sidst fremhæver Tine arbejdet med de ansatte fyrtårne som særligt afgørende for projektets vellykkethed. Først og fremmest fordi medarbejdernes guldkorn og vigtige inputs langt fra alene dukkede op på de formelle designsprints, men i lige så høj grad over kaffen, i døren og i det trygge og fortrolige rum, som med tiden voksede medarbejderne og fyrtårnene imellem.

”Det er svært for mig at sige, hvilken betydning de forskellige ting har haft, men det er helt sikkert, at vi aldrig var nået hertil, hvis ikke det havde været for fyrtårnene.” (Tine Gelting, centerleder på Plejecenter i Holbæk Kommune)

Hvor står vi i dag?

Afslutningsvist kommer Tine ind på hendes overvejelser om, hvordan kommunen er lykkedes ift. at skabe den ønskede medarbejderinddragende proces med ejerskab og en overbliksskabende skærmbaseret indgang til omsorgssystemet som resultat. Hun fortæller, at selvom målet var, at projektet blev ”deres” (dvs. medarbejdernes), er kommunen i dag havnet et sted, hvor projektet er fælles – hvor projektet er deres, alle sammen.

”Det kan jeg fx høre i måden, som de omtaler projektet på. Jeg oplever sjældent, at nogen kommer og ”afleverer” et problem hos ledelsen, men at de i højere grad selv tager ansvar og spekulerer på, hvordan de kan bidrage til løsningen.” (Tine Gelting, centerleder på Plejecenter i Holbæk Kommune)

En stor del af medarbejdernes ejerskab forklarer Tine med de omtalte fyrtårne. Blandt andet fortæller hun, at det har haft stor betydning med et led imellem ledelse og medarbejdere, som sidstnævnte har kunnet gå til, når der har været udfordringer med skærmen. Også den ledelsesmæssige indstilling ift. at dyrke det, som kommunen er lykkedes med, er ifølge Tine en vigtig del af forklaringen på, hvorfor kommunen står, hvor de gør: ”Det har været vigtigt med de små delfortællinger og -succeser. Samtidig har det været vigtigt for medarbejdernes motivation at dyrke de store forandringer og den udvikling, som allerede er sket.”

Da Tine deler hendes perspektiver, er der godt og vel en måned tilbage af projekt Fagligt Overskud til Omsorg og Nærvær. I den forbindelse fortæller hun, at kommunen ikke er 100% i mål endnu men nærmere 90%. De sidste 10% afhænger – ifølge Tine selv – af det forankringsarbejde, som foreligger efter projektets afslutning. Et forankringsarbejde som i høj grad vurderes at blive lettere netop på grund af medarbejdernes ejerskab.

”Mine styrker er det overblik, som jeg nu har til triage, min positive indstilling til sidemandsoplæring og mit faglige overblik, som alt sammen gør det lettere at udføre den personcentrerede omsorg sammen med mine kollegaer.” (Medarbejder på et af kommunens plejecentre, 3. designsprint)

Det foreliggende forankringsarbejde er særligt bundet på en række nye læringsteams, som skal overtage det arbejde, som fyrtårnene har udført under projektet. Dette for både at fastholde den lokale forankring og for at sikre, at der er råd at hente, når skærmen driller. For det vil den blive ved med – sådan er det med velfærdsteknologiske løsninger. Det, der dog er afgørende for Tine Gelting ved projektets afslutning, er, at medarbejderne ikke længere ser ”den nye skærm” som en hæmsko, men snarere som et værktøj i at sikre den bedst mulige pleje. Og ikke alene har medarbejderne fået udvidet deres horisonter, men ligeså har ledelsen. Tine fortæller afslutningsvist, at hun vil tage en række erfaringer og delelementer fra projektet med ind i hendes fremtidige arbejde. Vigtigst af alt er det dog blevet klart, at de menneskelige ressourcer og den tid, som er blevet lagt i projektet, har været altafgørende. Tines afsluttende kommentar er derfor også, at det er utopisk at tro, at man kan nøjes med at købe en velfærdsteknologisk løsning og derfra tro, at den virker med det samme. Det kræver tid, tålmodighed og involvering fra alle parter. Men når man lykkedes med det, så lykkedes man også rigtig godt – og det særligt ift. at sikre den personcentrede omsorg, som kommunen ønsker at give borgerne.